2014年6月1日 星期日

1035玉米與香菇 (有關職場任務挑食的幾件小事)


 

從小很喜歡吃玉米,甚至曾經因為小時候的保母知道我喜歡吃玉米,為了好帶好哄讓我吃很多玉米,在一歲的時候,曾經因此而嚴重胃炎。

從小不喜歡吃香菇,一直到今天,如果餐盤裡的食物我擁有選擇權,香菇一定不會出現在我的餐盤裡面。

從小我經常被責備不要挑食,雖然我變成大人,而且也告誡孩子吃東西不要挑食。在飲食上,我始終脫離不了天生餐飲的喜惡偏好。但在工作上、在上級主管或客戶的任務指派上,我一直不敢挑食。

 

無論年資深淺,在一份工作中,我們會遇到很多類型的任務,任務簡單的也許花我們幾分鐘釐清,任務複雜的也許我們得研讀法規、計算數量花上一個晚上甚至更久才能完成。無論如何,面對任何一種任務,都不建議太快拒絕、抗拒或質疑。最好的態度,就是放下身段,甚至沒有身段,不預設立場,不預設困難程度,針對任務本身,就事論事的積極態度,以兵來將擋水來土淹的備戰狀態,正面迎擊。輸了,最多扣薪、認錯、道歉。贏了,不但獲得主管或客戶的認同,同時也在過程中因為全力以赴、達成任務而增加許多未來欣賞自己的潛人脈(那些看見你是怎樣做事的人)。若是一遇到困難就尋找各種藉口推辭或退卻,我們永遠不會蛻變成獨當一面而且能夠看見全貌的專業職人。

 

遇到困難任務退卻,沒有勇氣正面迎擊去解決問題,通常有以下幾種的可能:

一、這份職業和自己的職涯規劃完全迥異,只是短期委身,沒必要過的太辛苦。

二、被要求完成任務的執行方法和自己心中最有效率的做事方法不同。

三、任務失敗的後果承擔太重,風險過高而沒有保障。

四、純粹自己擔心,沒有信心能夠完成任務。

 

首先如果是情形一,這份工作對於自己顯然完全是個誤會。盡速離職重謀出路是一個種可能,但是另外一種也可以的做法是,在這份工作中盡量找出值得學習的事物,在全力以赴的工作之餘,也同時順便充實自己。在我的建築職涯中,有兩件職業插曲,一個是在大學時候到錢櫃KTV打工,另一個是在退伍後,我曾經任職過一年的保險業務員。大學時代打工,同學大多都在設計公司、建築師事務所等。大四的寒暑假開始,我透過同學介紹到KTV打工,本來想說和同學一起值班,工作中有伴也好玩有趣,不料,在錢櫃統一面試與教育訓練之後,分配值班的分店、班別完全不同。上班打工的第一天,無論是灰背心的樓管幹部或是同為黑背心的外場服務員都是陌生人。冷靜下來,把心安定下來、認真工作,跑服務鈴、打掃、點菜、催歌、點歌機房換卡帶、帶位。忙碌的時候,客人一離場,外場人員同心協力,你打掃廁所、我整理包廂、沙發、拖地、補充點歌單、原子筆、面紙等,五分鐘內清潔完包廂,新客進場、到電梯前準備帶位。我是一個相當發揮效用的螺絲釘,在團隊工作的順暢中帶給我很大的成就感。退伍後,因為同學介紹,經過考試進入保險公司受訓,上完課分發回各通訊處就職。業務員的工作相當相當自由,也相當需要自律與自己規劃。除了早會與打卡,整天不會有人特別要求自己該做些什麼,真要約一票同學到餐廳喝咖啡攪和一天,因為沒有人監督,還真的可以有很多時間摸魚。所以,自己得想好每天要拜訪誰、一天要拜訪幾個人,進度怎樣追蹤,全靠自我要求。在這個階段裏,我體會到「計畫、紀律、紀錄」的自律工作概念。就是靠自己計畫自己要做哪些事、有紀律的自我要求該做到那些事、並記錄自己確實做到了哪幾件事。同時,這份工作也讓我體會到一般社會人士對於陌生年輕業務員的冷漠與輕視,工作中讓我體會到任何無謂的身段與架子,都是和人溝通的一種隔閡。自己到底強不強、專業不專業,不但不用透過自己表現出來,甚至即使透過別人嘴巴,也完全不需要多做表達說明,自己也毋需多慮別人對我們自己有沒有信心。因為即使再專業,如果沒有機會發揮這份專業的貢獻度,那也只是一個人的自我愉悅。因此,只需要一股腦地全心投入,面對問題、解決問題即可。雖然,我沒有在這兩份一場誤會的工作中繼續成長,但這兩份工作帶給我的體會與成長對我截至今日的一生,卻有著相當深遠的影響。

 

如果是情形二,被要求完成任務的執行方法和自己心中最有效率的方法不同。我則建議,拋棄自己原來依賴而熟悉的方法,先學會當下公司執行工作的既定規則與既有方法或是要求的做法,先學會公司要求的這一套,再逐步著手調整自己心中想要的做法。我們都會因為過去成功經驗而建立自己處理事情的習慣與方法。同樣要完成一件事,有的方法效率卓越讓我們激賞,有的方法土法煉鋼讓我們覺得太過簡單潦草。無論如何,參與一個團隊,當務之急是融入而成為團隊的一份子,認同團隊並且用團隊的方法與邏輯執行任務。公司通常有自己的文化與考量,例如:避免太過複雜的作業流程以簡化教育訓練的時間成本。或是簡單易懂的工作方式容易與同業或複委託單位的資料交換。無論效率卓越或是土法煉鋼,團隊若能在固定時間與頻率內達成績效、獲取營收、核發薪資,就已經算是一個正常運作的完整而合理的組織,即使有人事鬥爭或是主管情緒暴躁等問題。因為企業或公司的首要任務,是以營利收費並核發薪水為目的。至於愉快的工作氣氛或是親切和藹的人事環境則是可遇而不可求,得之幸運,不得則自己學習應對進退與為人處事來自我調適。至於一個公司為了長期的責任與使命或策略上的持續虧損則另當別論。先學會當下公司的工作方法,是確保自己盡快看見工作任務總覽全貌與盡快與團隊同步化的最快方法。否則心思一直繚繞在方法不同、程序不同、習慣不同等枝微末節,不但無益於工作的推進,更容易讓自己對一份工作產生質疑與不信任感。在工作上的學習過程,就像是持續將滿水的杯子清空,承接新的水,杯子裡的水的內容物不是重點,重點是公司到底想要放哪些水,重點是我們所執行的任務對於整個專案中所扮演的角色與績效比重。雖然原來自己有的公司還不要,而這杯水也不用倒掉,收起來即可,就好比建築設計的作業程序上,用哪一枝鉛筆畫草圖或哪一套軟體繪圖並不重要,重要的是,專案的委託如何順利跑完SDDDCD等流程,順利取得建築執照、施工到竣工、領取使用執照、完成門牌編訂並交屋給業主皆大歡喜才是重點。對一個公司的營運而言,方法不是重點,重點是結果。

 

情形三,任務失敗的後果承擔太重,風險過高而沒有保障。如果是這樣,平心靜氣的與上司說明,甚至放下身段地補充一點「委婉道歉式的解釋」也無妨。例如:

「經理,不好意思,我最近的工作量,有ABC再做建照圖的剖面與門窗,還有DE兩案的建築線申請圖也要畫,實在有點太多,是否有其他方法或同事能支援這些工作。」

「組長,我進公司到目前只有畫過RC構造的平面圖和立面圖。鋼構的剖面圖我真的還沒有概念。這個案子這麼緊急,怕做不好,是不是能多給我幾天並請哪位前輩來指導我。」

基本上工作的期限、職能、風險、責任都應該彼此平衡才是合理,有時候我們的上司或主管日理萬機,忙碌因而忽略,造成失敗責任與風險配比過大,我們可以適時的禮貌回應,最忌諱過於直接的回應或是宛如推卸責任的應對,例如:

A:「這我本來就不會,時間這麼短,我做不到。」

B:「我面試進來的時候,又沒有講說要做這些工作,我不要。」

C:「OOO已經把案子搞成這樣,現在才叫我接,我哪有辦法收尾。」

D:「這個時間這麼趕,而且還有很多問題,一定不可能完成。這個作不出來。」

對於一個公司而言,基本上,如果我們不能解決問題,那麼,我們就是公司的問題,除了面對困難任務需要積極正面的態度以外,上面這些回答也可以這麼說:

A:「進公司到現在,這些職能我還沒學到,時間這麼短,我怕做不好,我很願意做中學,是不是能請哪位前輩來指導我嗎?」(委婉、但態度積極。)

B:「這些工作在專業上我目前還不太夠,是不是先給我一兩天的時間看一下操作手冊,惡補一下之後我再接手。」(自己承認不足,但態度積極正面。)

C:「這個案子從某個階段就漏了某些作業,這樣吧!我可能先從OO這部分先處理。請業主先辦理鑑界。」(不責怪他人,針對問題,積極地思考解決方式。)

D:「由於這個時間很趕,OO日就要交圖。而且還有很多問題需要和主辦單位釐清,根據上一個案子的經驗,平面圖傳給技師然後結構技師回傳結構平面大約要一周,水電技師若規畫機水電包含預算書大約要兩周,時間逆推下來,經理,廠房平立面可能要麻煩你後天中午以前給我。讓我來得即開始作業與和協力單位聯絡。麻煩你了。」

(以上四句是應對主管的經典台詞,請職場新人或學校同學默念十次。自我洗腦。哈!!)

 

最後情形四如果只是純粹擔心,沒有信心自己能夠完成任務。那完全是多慮。一家公司願意支付薪資聘用,讓我們經過試用期及考核成為正式職員,邀請我們一起參與團隊,一定有一種基本信任,這種基本信任是。我相信你願意成長、願意努力解決問題、願意全力以赴完成任務、願意為公司著想。因此放手去做,別擔心犯錯。至於在工作上「出錯」。如果是一個新人出錯,相信公司一定能夠適度接納並當作教育訓練的成本來承擔後果,因為當下沒有一家公司會相信人才是不用教育訓練成本,若是一個職場老手,則要檢討這個錯誤的發生是系統的錯誤(任誰在這個步驟下都會誤判而犯錯。)還是個體錯誤(那天下午實在太累,忘記建照要先拿去公會辦出入,就直接去當地縣府。)如果真的是嚴重一點的錯誤,身為一個負責任的職人,事實上也應承擔起勞基法與相關法規對於職員犯錯所造成公司損失的所要求的責任與賠償分配責任。但你相信自己,如果我們是一塊料,經常公司不一定會和我們計較。同時,如果你是一個薪水未達22K的新人,衡量公司未來願不願意幫你加薪的一個評估方式是觀察 「主管會不會指派辛苦或困難的任務給你。」開店經營不是慈善事業,將本求利本來就是經營者的基本動作。薪資數字,除了代表金錢的數額,也是公司對一個人的期待。20K會有22K的期待,30K當然也有30K的期待。一個新人若實力未達卻領取高薪,有時反而容易因為沒有達到公司期待,而在人事異動的績效考核上反而危險。但若被指配高難度的任務,有時候卻是一種考核評分的「機會」。因此,不用擔心,請勇敢承接艱困任務。

 

所以的成長都是勉強來的。沒有一種任務一開始接手時是輕鬆愉悅的。只要接受任務不挑食,在一段時間的持續努力與辛苦之後,就能看見專業全貌。專業全貌,不是只有電話聯繫技巧、不是只有打字繪圖技巧、不是只有議價技巧、不是只有設計會議表達能力,不是只有挑案子或挑業主的敏銳度、不是只有協審會同主辦對圖與改菜單的技能。而是,通通都是,而且不只,除了這些,只要工作上會要用到的任何技能通通都是。同時,全心全意、誠懇的態度是無法掩飾與假裝的。積極的態度,應該發自內心,並以之為自我要求的標的。因為,無論措辭再怎樣精美包裝,任何一個老練的聆聽者,都可以一瞬間分辨,說話者隱含的意圖是炫耀專業同時略帶威嚇,還是全心全意地為了真心提醒。任務不挑食、沒有架子、全力以赴、積極態度正是職場通行順暢的不二法門。

 

你挑食了嗎?讓我們以專業職人的境界作為期許,並和學建築的同學或建築人新血彼此互勉。