922改圖記錄格式與系統

雖然偶爾在業主面前侃侃而談顯的美好，在事務所工作沒有想像中浪漫，永無止盡的改圖、調整、猶豫、反覆，是最最習以為常的情形。案件少的時候，只是覺得有點煩人，案件多的時候，有時候工作多如牛毛，頭尾失序，很容易失控。因為不是每個業主都記得自己曾經說過什麼或改過什麼，但這也容易理解，因為每一個業主都是辛苦了很久很久，存下了一筆資源，對美好的夢想城堡有著美麗的期待。因此，正確而精準且即時地改圖，雖然反反覆覆很辛苦，但當業主開始動工、或是完工使用的時候，一切都會覺得很值得。案件少而業主積極的時候，工作最容易跟進，案件多而進度不一的時候，有時候一張改圖菜單明明是自己塗改、記錄的，可是一攤開來，彷彿是無字天書，然後憑藉破碎的回憶和鉛筆草圖的痕跡，因此實在有必要建立一套自我案件管理追蹤的改圖作業流程。
分享幾個自己採用的工具及作法：
一、案件進行設定階段。
1.草圖提案階段：
2.平面圖討論階段
3.平立面圖討論階段
4.定案後準備建築執照階段
5.施工圖階段
6.竣工圖階段
二、改圖編號。
和業主對圖的過程中，對於所要修改的部分作用紅筆作編號，這是學老鷹學長的作法，將每個地方從1、2、3、4、5、6，進行編號並書寫。書寫原則越白話越詳細越好，一點都別怕浪費討論時間或會議程序，因為，事務所的工作大多有局部連慣性很難說停就停，而告一個段落通常又不一定能在幾小時內或甚至幾天內完成，除非這兩天有空改這張圖，否則，不難想像的是，這張圖下次好整以暇地打開電腦圖檔，攤開改圖紅字菜單，甚至泡一大杯熱呼呼的咖啡，準備開動的時候，可能是一兩週之後，帶著斑駁褪色的記憶。所以我在記錄的時候，一方面盡量清楚，另外一方面，我書寫的心態是「寫給別人看！」，有時候甚至會向業主確認，「是這樣改的意思吧！」如果紀錄之外的第三人可以看得懂，那這份文件將來自己一定看得懂。
三、不定期工作日誌
案件多的時候，其實也不可能每天處理所有的案子雨露均沾，通常是一方面和業主談交圖時間，一方面定期更換手上作業案件。早期的時候，不太好意思像業主延時間，總覺得欠圖好像欠房租一樣會不好意思。可是交件後，業主的看圖時間大約是穩定的，因此，交圖後可以預期的下次討論時間也差不多事確定的，因此經常弄得自己人仰馬翻精疲力竭，直到後來，開始比較坦承地向業主告知忙碌情形，約定交圖時間，才發現，其實業主希望我們把事情做好而不是把時間作快，（當然趕時間的業主也是有的）因此很願意和設計師在時間上互相配合。另一方面，處理手上案件要向以前讀書的時候一樣盡量飲食均衡，所以，每隔一段時間要清查一下哪一個業主的案件拖延太久，哪幾朵花太久沒澆腦汁。我的作法是書寫簡易的工作日誌，大約所有案件的案名或地點及大致工作情形寫出來。案件進度說明文字以不超過一行A4紙橫排的長度為主，一個案件一行，如此一來，所有案件進度一目了然。不過值得注意的是，案件進度說明的文字避免太長，因為工作日誌的性質是一個提醒的小抄，而不是鉅細靡遺的紀錄。太詳實的紀錄反而浪費我們的時間。所以經常是下面這樣的文字：
「0227菜單改完交業主，等待回復。」
「0109平面傳蔡技師，等收結構平面。」
「0317定案業主確認，準備建照。」

四、出圖壓日期
不管什麼目的列印出來的圖說，一定壓上日期。有的圖只是正式二元圖，壓上日期及繪圖者的代號是必定要的，但其實很多只是出圖出來和業主討論的A3小圖，也壓上日期，一方面，將來可以追蹤圖面變化的軌跡，另一方面，也可以知道圖面內容的異動，因為在各版本改圖過程中，一定會有紅字表明修改內容，搭配圖上所壓時間和行事曆上的事件，恰好形成一種簡便的會議記錄。協助日後追蹤。日後追蹤重要性，一方面可以避免花耗需工，一方面業主有質疑的時候可以很清楚的釐清改圖責任。避免被業主誤會圖面隨意修正，或誤會改圖疏失。

此外，我喜歡把工作切成小片，例如：繪製門窗圖、繪製剖面圖、修改各樓層樓梯部分，修改各樓層陽台部分。這樣地把工作項目分解。隨著逐項完成的打勾，會有一點點成就感，建築設計過程反覆修改的辛苦，因為這些打勾，增加了很多樂趣呢。