985 對外聯繫

事務所年假前最後一個例行會議，會議之中，先是表達我個人對同事之間今年付出努力的感謝之意，因為事務所有實習同學，也請同事給予建築系的同學一些學習上的建議與鼓勵，接著自由發言，邀請同事發表一些個人自由想法。

我一向相信對一個建築系的同學而言，在學校學習了建築，在心中產生對建築人的想像，利用寒暑假到事務所實習看見建築設計的運作實務與建築人真實生活的樣貌，是很重要的建築學習片段。和事務所前輩一起朝九晚五同進同退，一起午餐、一起趕圖趕模型給業主，親眼見到自己畫錯的一道牆與開門位置在會議進行中產生討論的困窘，自己黏製的模型在業主面前的展現成果。我躲在業主後面，看著你們收拾做完模型之後桌面上的杯盤狼藉，彷彿局外人一般地靜靜聽著業主對同學說，「不好意思，真是麻煩你們，辛苦了。」在接觸事務所的真實之後，反芻在學校所學習的建築，這個時候事務所同事的建議特別聽得進去。我一旁聽著同事對同學的分享與建議擲地有聲，而我靜靜地默不作聲。並不是讓同事依老賣老，而是聞道有先後。有些想法與建議，同學可以先聆聽觀望，然後自己再嘗試看看，接著再選擇採信或積極超越突破。

事務所例行會議通常分三個段落，之前的案件進度追蹤與回報、個案建築圖眉批與修改圖的對圖、自由發言等三個部分。自由發言的討論發言沒有範疇限制。同事提出幾個問題。其中一個是關於「對外聯繫」的困擾。這是很棒的問題，也是很重要的功課。同事反映，對外聯繫時，有些要聯繫的人或單位可能聽出他們的資淺，不太搭理他們，甚至可能看不起他們的資淺，在聯繫上的語氣有時候不太友善，有時候甚至說話會很酸澀。倒是提出這個問題的事務所同事態度積極，結語自我檢討之餘認為自己還要再成長與適應，希望將來能突破目前的類似情境。我一方面開心同事的積極、一方面不捨同事的挫折、一方面卻也堅定的決定在某種急迫程度之下，我一定不主動出手幫忙。會議中，有些建議我還想提出闡述，但一時之間心思堵塞無法立即整理出來，另一方面即將休年假也不想在休假前夕花太多時間發言影響同事的休假情緒。關於「對外聯繫」這個事情，放在心裡醞釀整理個幾天，稍作整理再作分享。

 

事務所的工作內容不外乎，設計繪圖改圖、書類繕打整理、對外聯繫、工地勘驗、以及其他無法分類的雜事五大類。所有的事情相對上都不難學，只要有卷宗範例、製圖規則、圖層與符號清單、工地照片與相關參考書籍、工地參觀與協同勘驗等。有前例可循、有參考資料的單兵作業內容都不算難吸收，只要態度積極、學習慾望強烈、願意學習，通常一段時間內能快速累積。而對外聯繫則是一個需要時間、需要經驗磨練的能力，也是起步比較不容易的學習。我認為「對外聯繫」的能力是關乎自我成長最重要的事情之一。而這是許多事務所新人害怕的工作。

就我個人的經驗所了解，害怕對外聯繫主要有以下兩類原因：

一、對於要聯繫的內容問題尚未完全釐清問題點。

二、面對資深業界老鳥時，本身的資淺讓自己信心不足。

針對這兩部分，在思考整理兩天之後，阿貴分享自己這方面的心得與建議。

首先，「對於要聯繫的內容問題尚未完全釐清問題點」。我並不期待每個面臨的聯繫內容的每個問題細節和全貌能在被我們完全檢討審視之後再進行聯繫。很多時候問題是隨著討論而浮現，只要再撥打電話或出發前往其他單位之前，確認自己要詢問的問題並條列清楚和先做一點功課。有誠心、有盡力的努力了解問題、設法想像可能答案，剩下的部分，打電話詢問認真應對，步步前進、關關克服，細心地做好聯繫紀錄，對未解決的問題持續處理，即可朝向問題解決的方向邁進。無論是打電話聯繫複委託單位、到建築師公會索取資料、送圖說資料到業主、聯絡營造廠約定勘驗時間與問題討論。對外聯繫的各個不同單位，經常總是隨時會有新的問題或意想不到的問題，甚至許多只是因為我們本身專業上所學所經驗尚有欠缺而不甚了解的問題詢問我們、甚至質問我們。實務建築不是學校考試一般，有命題大綱與考試範圍，可以預先準備、可以胸有成竹、可以十拿九穩、可以滴水不漏。不是的。我們經常是先遇到問題在研究如何處理、研究工法、尋找法條、甚至求助同業。更何況事務所新人在專業上當然仍有許多缺漏，遇到答不出來的問題相對上本來就更多，一問就倒一方面造成聯繫討論上的效率較低因為許多小問題自己還要再確認、另一方面答不出來的問題太多也容易影響自己的專業上的自信心。我個人建議，在聯繫事件類問題前先確認人事時地物，例如:和業主約看圖討論、討論時間(日期、星期幾、上午或下午幾點)、討論地點(是現場還是業主家還是事務所?)、攜帶資料與需要業主預先準備的資料清單等。或者是和複委託單位做圖說疑義聯繫討論前，先確認樓層處、部位、改圖內容及原因、方向、距離、高度、材料等。我們真的幾乎無法先讓自己天衣無縫的武裝才開始面臨任何問題、困難、挑戰的來訪。我們能做到的是擁有解決問題的誠意、態度、與用心。即使是新人，學習態度積極正面時，碰到問題找答案的頻繁過程中。假以時日很多現在的不懂將來都會能很自然的舉一反三。千萬別害怕自己能力不足的臨場反應，反而可以趁機鍛鍊自己的應變能力與口條。

 

其次，「面對資深業界老鳥時，本身的資淺讓自己信心不足。」的真實現象。

每個行業都有資深老鳥與資淺菜鳥。資深老鳥因為能者多勞，所以也通常是勞者忙碌。忙碌的應對之道是提高效率，反映在聯繫事務上，效率溝通容易減少對話的客套寒暄(當我自己在請教好朋友問題時，因為夠熟，也經常回答：好的謝謝!我先知道到這裡就可以，其他後面再問你。說起來趕時間的時候，我的請教其實也不是很有禮貌。)，當對口單位承辦人員資遣，感覺影響溝通效率時，資深者自然容易言語中流露不耐。這個時候身段柔軟謙卑又就事論事的提出疑問、進行討論就好。即是面對冷言冷語，完全無須產生任何負面情緒，馬耳東風即可。畢竟我們是為了解決問題而溝通聯繫，對方既然和我們有聯繫的情境，因此說起來也算是在同一條船的事業夥伴，必然沒有口語傷人的惡意。我們只要守住虛心有禮、不卑不亢的就事論事。假以時日，對方知道或感受到我們是認真做事的，多溝通幾次，對方會逐漸肯定我們。而我個人經驗更顯示，許多人講話聽起來機車，除了因為忙碌而沒有耐心以外，很多時候，其實只是一種沒有惡意的個人習慣，我們會不好受的原因其實主要是彼此還不熟，試著回想，我們和我們學校同班同學甚至是比較熟的師長是不是其實也經常沒大沒小的對話但卻很親暱。

 

最後想分享也提醒的是，年資不是職場老手的必要因素。在任何一個行業，無論做的多久，如果只躲在舒適圈作著最熟練的事情，或許是最輕鬆最游刃有餘的環境，但這並不是最全面的成長，也不是長久之計。如能對外聯繫上勇敢積極，一時之間，必然會有許多問題與許多的「不懂」產生，這些問題與不懂，每一個都需要我們花費時間去理解、去詢問、去確認。在遇到問題解決問題或找答案的過程中。會因此引領我們的成長，這些問題越大量、越頻繁、越讓我們疲於奔命，越能加速我們成長。而這一定是事務所新手的第一個最大考驗。